Nhân viên lễ tân là gì?
Nhân viên lễ tân là người phụ trách quầy lễ tân, đón tiếp khách khi tới và rời khỏi công ty. Ngoài ra, lễ tân còn phụ trách giải đáp các thắc mắc của khách khi tới doanh nghiệp và làm một số thủ tục Check-in (xin tên, thông báo khách cho người gặp, đeo thẻ,…).Lễ tân thường là người đầu tiên tiếp xúc và làm việc với khách hàng, đảm bảo gây ấn tượng ban đầu tốt đẹp cho khách sạn, quyết định sự thành công trong giới thiệu, quảng bá hình ảnh thương hiệu khách sạn, thu hút khách hàng tiềm năng và giữ chân khách hàng trung thành.
Nhân viên lễ tân có thể coi là bộ mặt của tổ chức. Đây là những người đầu tiên đón tiếp, “chạm mặt” khách hàng khi họ đến công ty. Sự thể hiện của họ sẽ là một trong những tiêu chí quan trọng để đánh giá chất lượng dịch vụ và hình ảnh của công ty. Bên cạnh việc hỗ trợ khách hàng check in, check out thì nhân viên lễ tân còn làm những công việc liên quan đến hành chính văn thư và nhân sự. Đây là một trong những vị trí quan trọng thuộc bộ phận FO (front office). Khi đến các công ty, doanh nghiệp, bạn thường thấy vị trí của bàn lễ tân luôn ở chính giữa, ngay cửa vào
Bản mô tả công việc của nhân viên lễ tân
Hiện nay có rất nhiều vị trí lễ tân tuỳ vào đặc thù ngành nghề. Mỗi công ty lại có những yêu cầu cụ thể khác nhau đối với vị trí này. Tuy nhiên các công việc của lễ tân thường thấy như sau:
- Tiếp đón khách hàng, hỗ trợ khách làm thủ tục check in - check out
- Hướng dẫn, chỉ dẫn cho khách hàng nơi họ cần đến (văn phòng, số phòng, vị trí thang máy…)
- Tiếp nhận và xử lý các cuộc gọi đến, gọi đi qua hotline của công ty
- Giải đáp thắc mắc của khách hàng, đối tác trực tiếp hoặc thông qua các công cụ như email, skype, zalo…
- Lưu trữ thông tin khách hàng, đối tác như thông tin cá nhân, thời gian đến/ đi…
- Đảm bảo an ninh văn phòng thông qua quy trình check in/ check out
- Đặt đồ dùng văn phòng phẩm và kiểm tra đồ dùng văn phòng phẩm cho công ty
- Giữ gìn sạch sẽ khu vực lễ tân, tiền sảnh
Phối hợp với các bộ phận khác, xử lý các công việc chung theo yêu cầu của cấp trên khi cần.
Một số vị trí nhân viên lễ tân
Sau khi xem bản mô tả công việc của nhân viên lễ tân, hãy cùng TopCV xem chi tiết các vị trí lễ tân từng ngành nghề sẽ phải làm những gì nhé.
Lễ tân khách sạn
Vị trí lễ tân khách sạn được nhiều bạn trẻ yêu thích. Đây cũng là công việc đáng mơ ước khi ngành dịch vụ đang ngành càng phát triển mạnh mẽ. Lễ tân khách sạn sẽ chủ yếu thực hiện các công việc liên quan đến check in/ check out cho khách. Đồng thời giải quyết các vấn đề trong quá trình khách lưu trú, ví dụ như: giải đáp thắc mắc; tư vấn các dịch vụ đi kèm; xử lý các phàn nàn về sản phẩm dịch vụ nếu có.
Lễ tân nhà hàng
Công việc điển hình của lễ tân nhà hàng sẽ là quản lý đặt bàn. Nhân viên lễ tân tại các nhà hàng sẽ là người chịu trách nhiệm chính nhận thông tin đặt bàn của khách. Thông tin có thể qua điện thoại hoặc đặt trực tiếp. Công việc đòi hỏi bạn phải nắm rõ thông tin về lượng khách để không để khách phải chờ lâu. Đồng thời bạn phải báo cáo tình hình cho cấp trên nếu hết ca.
Lễ tân văn phòng
Lễ tân văn phòng sẽ chuyên phụ trách các hoạt động hành chính văn thư như tiếp đón khách, giao nhận giấy tờ, tiếp nhận cuộc gọi… Nhìn chung lễ tân văn phòng có các nhiệm vụ thường thấy như bản mô tả công việc của nhân viên lễ tân tổng quát nêu trên. Lễ tân văn phòng là vị trí quan trọng đảm bảo sự hoạt động trơn tru của các phòng ban trong công ty.
Lễ tân phòng khám
Nếu bạn đang quan tâm đến công việc lễ tân phòng khám, hãy đảm bảo bạn đảm đương được các công việc như: đón tiếp khách hàng; xếp lịch khám chữa cho khách hàng; theo dõi hồ sơ khám chữa bệnh và thông báo lịch kiểm tra tiếp theo khi cần; hỗ trợ các công tác hành chính khác tại phòng khám...
Lễ tân Spa - Thẩm mỹ viện
Là một nhân viên lễ tân spa - thẩm mỹ viện bạn sẽ vẫn thực hiện các nhiệm vụ cơ bản của một nhân viên lễ tân. Ngoài ra công việc chính sẽ là tư vấn giới thiệu các gói sản phẩm dịch vụ làm đẹp tới khách hàng. Bên cạnh đó là đặt lịch hẹn, đón tiếp, giải quyết các yêu cầu của khách hàng và các vấn đề phát sinh khác.
Học gì để trở thành lễ tân?
Để trở thành một lễ tân giỏi bạn sẽ phải trau dồi kiến thức và kỹ năng chuyên môn. Tuy nhiên, đặc thù của vị trí này chắc chắn sẽ yêu cầu về ngoại hình và khả năng giao tiếp. Vì thế hãy luyện tập khả năng giao tiếp, đặc biệt là ngoại ngữ. Hiện nay chưa có trường lớp nào đào tạo chuyên ngành “lễ tân”. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể theo học các ngành như quản trị nhân lực, du lịch - khách sạn, quản trị nhà hàng... để được trang bị các kiến thức về vị trí này. Một lựa chọn khác là học các khóa học nghiệp vụ lễ tân chuyên nghiệp. Những khóa học nghề như này sẽ có thời gian ngắn hơn và được thực hành nhiều hơn là theo học các chương trình đào tạo chính quy.
Yêu cầu đối với nhân viên lễ tân
- Phải đảm đương khá nhiều việc như vậy thì yêu cầu đối với nhân viên lễ tân là gì?
- Có kinh nghiệm ở vị trí tương đương hoặc liên quan đến hành chính, nhân sự
- Có trình độ ngoại ngữ tốt, khả năng giao tiếp linh hoạt
- Ngoại hình ưa nhìn, thân thiện, tác phong chuyên nghiệp
Mức lương của nhân viên lễ tân
- Nhiều người cho rằng lễ tân là công việc “việc nhẹ lương cao”. Mức lương nhân viên lễ tân phụ thuộc vào tính chất ngành nghề và quy mô của công ty. Nhiệm vụ một lễ tân phải làm gần như không có giới hạn cụ thể. Hiện nay lương nhân viên lễ tân khá ổn định, lượng công việc cũng không quá nhiều áp lực. Cụ thể hiện nay lương của vị trí lễ tân sẽ khoảng 6-10 triệu đồng/ tháng tùy vào từng vị trí.
- Sử dụng thành thạo các công cụ tin học văn phòng; các thiết bị văn phòng như máy in, máy fax
- Có kinh nghiệm chăm sóc khách hàng là một lợi thế
- Có kỹ năng quản lý thời gian, lập kế hoạch công việc
Lễ tân cần có 6 kỹ năng sau để tạo ấn tượng tốt
1.Đẹp từ cái nhìn đầu tiên
Ấn tượng đầu tiên của khách hàng đối với một khách sạn là có một đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp luôn nụ cười thân thiện và trang phục gọn gàng, thể hiện tác phong nhanh nhẹn năng động. Hầu hết các khách sạn hiện nay đều có đồng phục riêng cho lễ tân. Chính vì thế, dù lẫn trong rất nhiều người, vẫn có thể nhận ra đâu là nhân viên lễ tân bởi hình ảnh nổi bật với tác phong gọn gàng, năng động và không kém phần duyên dáng.
2. Am hiểu tường tận về công việc
Trình độ ngoại ngữ
Đối với một lễ tân phải có một trình độ ngoại ngữ nhất định đặc biệt là tiếng anh, am hiểu về những nét cơ bản trong văn hóa của các nước để có thể gần gũi và hiểu về khách hàng hơn, biết về những lễ nghi, phong tục tập quán, tâm lý khách của một số quốc gia.
3.Thái độ làm việc
Với những vị trí khác thì năng lực làm việc của nhân viên là quan trọng nhất, nhưng với vị trí lễ tân thì thái độ làm việc lại được đặt lên hàng đầu.
Luôn tươi cười, hòa nhã lịch sự
Một trong những yêu cầu quan trọng của người Lễ tân chính là nụ cười và thái độ niềm nở. Trong bất kỳ tình huống nào, phải luôn giữ được nụ cười trên khuôn mặt mình và thể hiện sự tôn trọng, sẵn sàng phục vụ.
Luôn tự kiềm chế, làm chủ và bình tĩnh trong mọi tình huống. Hơn nữa, lễ tân cần bình tĩnh, tự chủ kiềm chế những cảm xúc của bản thân ngay cả khi khách hàng nổi nóng, bởi chỉ một câu nói nóng giận của lễ tân qua điện thoại cũng đủ để khách hàng có thể từ chối .
Thật thà, trung thực, đáng tin cậy Trong quá trình làm việc nhân viên lễ tân có điều kiện tiếp xúc nhiều với tiền bạc, tư trang tài sản của khách cho nên phẩm chất thật thà trung thực của nhân viên lễ tân là vô cùng quý giá Theo quan điểm của chúng tôi
Người đăng: chiu
Time: 2021-08-17 21:09:03